Funktionen im Detail
PfarrPilot bildet den kompletten Personalprozess einer Pfarrei ab – von der erfassten Minute bis zur freigegebenen Mehrarbeit.
Stempeluhr mit Arbeitszeitgesetz-Prüfung
Ein- und Ausstempeln im Browser oder per NFC-Chip an eigener Terminal-Hardware im Pfarrbüro – mit Display, Offline-Speicher und Fernwartung. Stempelungen werden bei schlechtem Netz lokal gepuffert und zuverlässig nachsynchronisiert. Die Compliance-Prüfung kontrolliert automatisch Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, Pausenpflichten und Wochenstunden und zeigt der Verwaltungsleitung eine Ampel samt Handlungsempfehlung. Schutz-Gates fangen vergessene Ausstempelungen ab.
Arbeitspläne, Überstunden & Gleittage
Je Mitarbeiter/in und Tätigkeit hinterlegte Wochen-Arbeitspläne bilden das Soll; daraus entsteht automatisch das Überstundenkonto aus Ist minus Soll, inklusive Anfangsbestand und Stichtag. Gleittage neutralisieren das Tages-Soll; Zeitgutschriften und Korrekturen laufen über Anträge mit Genehmigungs-Workflow und Audit-Trail.
Urlaubsverwaltung
Online-Antrag mit automatischer Arbeitstage-Berechnung, Genehmigung per Klick, Sonderurlaub, Urlaubskonten mit Anspruch, Übertrag und Resturlaub samt Verfalls-Erinnerung. Genehmigter Urlaub wird automatisch in der Stempeluhr gutgeschrieben; ändern sich Arbeitsplan oder Feiertage, bewertet das System betroffene Anträge selbstständig neu. Der Monatskalender ist nach Tätigkeiten eingefärbt – auch für die Bürokoordination zur Anwesenheitsplanung.
Monats-Zeitaufzeichnung mit digitaler Unterschrift
Für auszahlbare Tätigkeiten wie Orgelspiel, Chorleitung oder Küsterdienst: Arbeitszeiten, Gottesdienste mit Kirchort und Faktor sowie Kilometer. Automatisches Speichern im Sekundentakt, Live-Zusammenfassung, digitale Unterschrift und Einreichung an die Verwaltungsleitung – der exakt eingereichte Stand bleibt jederzeit als PDF abrufbar.
Mehrarbeit: der durchgehende Workflow
Einreichung, Vollständigkeits-Check, Weiterleitung an die prüfende Verwaltung – einzeln oder für den ganzen Monat –, Prüfung, Rückfrage und Antwort, Freigabe und Übergabe an die Abrechnung. Jeder Schritt trägt Zeitstempel, Klarnamen und Kommentar im lückenlosen Verlauf. Mehrarbeit wird automatisch aus Soll und Ist vorgeschlagen; fehlt ein Vertrag, ist das deutlich gekennzeichnet.
Zentrale Vertragspflege
Beschäftigungsumfänge pflegt ausschließlich die zuständige Verwaltung – zentral über alle Pfarreien, mit Pflicht-Begründung und Änderungsprotokoll. Die Verwaltungsleitung sieht Verträge lesend; neue Personen lassen sich direkt mit Vertrag anlegen.
Mehrere Pfarreien, strikt getrennt
Eine Person kann in mehreren Pfarreien gleichzeitig beschäftigt sein – mit je eigener Rolle, eigenen Tätigkeiten und strikt getrennten Daten. Admin- und Koordinationsrechte gelten immer nur für die jeweilige Pfarrei. Neue Mitarbeitende bewerben sich digital, die Verwaltungsleitung schaltet frei und weist Tätigkeiten zu.
Fahrtkosten ohne Formular-Frust
Kilometer je Kirchort einmal hinterlegen – das System füllt das offizielle Fahrtkosten-Formular inklusive Personaldaten automatisch als PDF aus. Papierbelege lassen sich fotografieren und als gebündeltes PDF in der Dokumenten-Ablage archivieren.
Rund ums Gemeindeleben
Liedplan-Verwaltung für Kirchenmusiker mit Titelvorschlägen aus dem Gotteslob-Register und gestaltetem PDF-Export, Gottesdienstplan, Geburtstagsübersicht, internes Postfach und eine Dokumenten-Ablage für gescannte Belege.
Kommunikation eingebaut
26 Arten automatischer E-Mails erreichen genau die Richtigen: die prüfende Verwaltung bei neuen Vorgängen, die Verwaltungsleitung bei Rückfragen und Anträgen, Mitarbeitende bei Entscheidungen – jeweils mit Direktlink. Badge-Zähler in den Dashboards zeigen offene Aufgaben auf einen Blick.
Auswertungen und Exporte
Jahresübersichten, Monatsmatrix und Sammelexporte als Excel oder PDF für die Abrechnung. Mitarbeitende exportieren ihre eigenen Daten selbst; Vorgänge lassen sich revisionssicher als PDF archivieren.
Anleitungen direkt in der App
Bebilderte Handbücher je Rolle – als PDF und in der App unter „Anleitung", aus derselben Quelle erzeugt. Neue Mitarbeitende finden sich ohne Schulungstermin zurecht.
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